Tietosuojaseloste ilmoituskanava

Tietosuojaseloste ilmoituskanava

1 Rekisterinpitäjä

Nimi
Auris Energia Oy

Osoite
Pulttikatu 1, 48770 Kotka

Muut yhteystiedot 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Laura Piipari

Osoite
Pulttikatu 1, 48770 Kotka

3 Rekisterin nimi

Auris Energian ilmoituskanava

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Ilmoituskanavan kautta jätettyjen ilmoitusten käsittely, tutkinta ja raportointi

• Lainsäädännön, sopimusten ja Auriksen sisäisten määräysten noudattamisen seuraaminen ja varmistaminen
• Rikosten ja muiden väärinkäytösten ehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen
• Lakiin perustuvien oikeuksien turvaaminen
• Lakimääräisten velvollisuuksien täyttäminen

5 Rekisterin tietosisältö

Auris voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
• Ammatti- ja työnantajatiedot
• Epäiltyyn rikokseen tai väärinkäytökseen liittyvät tiedot
• Kuva- ja videoaineisto
• Muut ilmoituksen tekijän ilmoittamat tiedot

Käsiteltävät henkilötiedot koskevat tyypillisesti ilmoituksen jättänyttä henkilöä tai sen kohteena olevaa henkilöä.

Ilmoittajista ei kerätä metatietoja. Poikkeuksena tästä on, jos ilmoittaja liittää ilmoitukseensa esim. Word-asiakirjan, jossa on metatietoja. Järjestelmä ei kerää IP-osoitteita tai kone-/selaintietoja. 

Ilmoituskanava sisältää ilmoitustietoja, jotka saattavat sisältää ilmoittajan tai jonkun muun henkilön henkilötietoja.

Ilmoitusta tehdessään ilmoittaja antaa tietoja havaitsemastaan epäkohdasta tai rikkomuksesta. Ilmoitus ei sisällä ilmoittajaa koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä nimenomaisesti anna. Ilmoitusta koskevassa ohjeistuksessa todetaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä esimerkiksi ilmoittajan henkilötietojen antamista. Jos ilmoittaja antaa itseään koskevia tietoja, häntä käsitellään rekisteröitynä.

Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyyn liittyen.

Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötiedot ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.

Auriksen ilmoituskanava on toteutettu Keskuskauppakamarin Ilmoituskanava-palvelulla.

Henkilötietojen käsittelijä Keskuskauppakamari ei näe ilmoitusten sisältöjä (kaikki ilmoitukset on vahvasti salattu) eikä voi näin ollen esim. palveluntoimittajana selvittää, missä ilmoituksissa tai ilmoitusten yhteydessä jätetyissä liitteissä on henkilötietoja. 

6 Tietolähteet

Asiakastietoja kerätään lähtökohtaisesti ilmoittajalta itseltään.

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti ilmoittajalta itseltään ilmoituskanavan kautta. Ilmoituksen ilmoituskanavassa voi tehdä kuka tahansa, eli esimerkiksi Auriksen työntekijät sekä Auriksen asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajat.

Auris voi lisäksi kerätä henkilötietoja Auriksen sisäisistä järjestelmistä, ilmoitukseen liittyviltä tahoilta ja viranomaisilta.  

7 Tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan Auriksen harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin laillisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Auriksen toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus on yhteensopiva Auriksen käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville vastaanottajille:

• Viranomaisille näiden pyynnöstä, lain velvoittaessa ja Auriksen oikeuksien toteuttamiseksi
• Yritysjärjestelyiden yhteydessä potentiaalisille ostajille, rahoittajille ja heidän neuvonantajilleen, jos Auris myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa

Jos henkilötietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle, varmistamme, että tiedot suojataan asianmukaisin sopimusperusteisin suojauksin.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ilmoituskanava-palvelut tiedot säilytetään EU-alueella.

Ilmoitukset säilytetään tietokannassa salatussa muodossa. Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksiaan kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Palveluun kohdistuu vähintään kaksi tietoturvapenetraatiotestausta vuodessa yhteistyössä kotimaisen kyberturvallisuusyhtiön kanssa (Silverskin Information Security). Penetraatiotestauksessa käytetään useita eri hyökkäysmenetelmiä, joiden avulla pyritään varmistamaan, että palvelussa ei ole aukkoja. 

Ilmoittajista ei kerätä metatietoja, paitsi ilmoittajan liittäessä ilmoitukseensa esim. Word-asiakirjan, jossa on metatietoja. Järjestelmä ei kerää IP-osoitteita tai kone-/selaintietoja. 

Ilmoituksilla on ennalta määritelty yrityksen kanssa sovittava säilytysaika palvelussa. Yrityksen on huolehdittava pidempiaikaisesta arkistoinnista ja tietoturvallisesta käsittelystä omien käytäntöjen ja tarpeiden mukaisesti toisaalla viimeistään, kun ilmoituskanavassa oleva määräaika on saavutettu. 

Ilmoituskanavan kaikki liikenne on suojattu SSL-sertifikaatilla. Kaikki istunnot pakotetaan https-protokollaan. 

10 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö on osoitettava Auris Energia Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen hallinto@aurisenergia.fi tai kirjeitse osoitteeseen Pulttikatu 1, 48770 Kotka.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva rekisterissä oleva virheellinen tieto korjatuksi. Pyyntö virheen korjaamiseksi tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen hallinto@aurisenergia.fi tai kirjeitse osoitteeseen Pulttikatu 1, 48770 Kotka.